Was ist eine Fehlbesetzung, und was kostet sie?

Definition

Die Definition ist bewusst breit gefasst, da ein Mismatch auf mehreren Ebenen entstehen kann: fachliche Voraussetzungen, Arbeitsweise, Zusammenarbeit, Motivation oder Erwartungen an die Rolle. Eine Fehlbesetzung ist selten ein einzelner Fehler, sondern das Zusammentreffen mehrerer schwacher Signale, die unterwegs nicht korrekt gewichtet wurden.

Warum Fehlbesetzungen passieren

• Unzureichende oder uneinheitliche Signale: Kandidaten werden anhand unterschiedlicher Fragen oder unterschiedlicher Grundlagen bewertet, sodass der Vergleich schwierig wird.
• Unklare Kriterien: die Rolle ist nicht präzise genug beschrieben, um zu wissen, wonach man tatsächlich sucht, bevor man Lebensläufe sieht.
• Bias und Bauchgefühl: die Entscheidung wird von Ersteindrücken, Sympathie oder Mustererkennung statt von dokumentierten Signalen beeinflusst.
• Zeitdruck: eine dringende Vakanz führt dazu, dass Kompromisse bei der Gründlichkeit der Bewertung gemacht werden.
• Fehlende Nachbetreuung: Onboarding und Erwartungsabgleich in den ersten Monaten werden übersprungen, sodass ein lösbares Mismatch größer wird.
• Veränderte Bedingungen: die Rolle oder Organisation ändert sich nach der Einstellung auf eine Weise, die im Gespräch niemand hätte vorhersehen können.

Was eine Fehlbesetzung kostet: Kostenkategorien

Es kursieren viele feste Zahlen und Prozentsätze dafür, was eine Fehlbesetzung kostet. Sie sind branchen- und rollenübergreifend selten glaubwürdig, da die Voraussetzungen stark variieren. Die nützlichere Grundlage ist es, die Kategorien zu kennen, in die die Kosten fallen:

• Rekrutierungskosten: Zeit für Ausschreibung, Screening, Gespräche und gegebenenfalls die Nutzung externer Rekrutierungspartner - die in der Praxis erneut anfallen, wenn die Stelle neu besetzt werden muss.
• Einarbeitung und Onboarding: Zeit von Führungskräften und Kollegen, die für die Einführung des Mitarbeiters in Rolle, Systeme und Team aufgewendet wird.
• Verlorene Produktivität: der Zeitraum, in dem die Rolle entweder unbesetzt bleibt, unterdurchschnittlich ausgeführt wird oder andere einspringen müssen.
• Belastung des Teams: Kollegen, die mangelnde Leistung oder Zusammenarbeitsprobleme kompensieren, was das Wohlbefinden und die Bindung im gesamten Team beeinträchtigen kann.
• Kunden- und Beziehungsschäden: in kundenorientierten Rollen kann ein Mismatch Beziehungen beeinträchtigen, deren Wiederaufbau Zeit braucht.
• Reputation: sowohl als Arbeitgeber als auch am Markt, wenn Fehlbesetzungen sichtbar oder häufig werden.
• Erneuter Rekrutierungsprozess: der gesamte Ablauf wird wiederholt, oft unter Zeitdruck, was das Risiko einer weiteren Fehleinschätzung erhöht.

Es geht nicht darum, eine Zahl auf die Summe zu setzen. Es geht darum, dass die Kosten mehrere Teile der Organisation gleichzeitig treffen und die meisten davon schwer zu erkennen sind, bevor man gezielt danach sucht.

Wie man das Risiko systematischer reduziert

Keine Methode kann Fehlbesetzungen eliminieren. Es wird immer Umstände geben, die kein Rekrutierungsprozess im Voraus aufdecken kann. Man kann jedoch die Entscheidungsgrundlage strukturierter gestalten, was die am ehesten vermeidbaren Fehler reduziert:

• Definieren Sie Kriterien für die Rolle, bevor Sie Kandidaten sehen - nicht währenddessen.
• Verwenden Sie dieselben Fragen und dieselbe Bewertungsgrundlage für alle Kandidaten einer Runde.
• Trennen Sie Beobachtung von Bewertung, sodass Daten gesammelt werden, bevor sie interpretiert werden.
• Lassen Sie mehrere Personen unabhängig voneinander bewerten, bevor Sie gemeinsam diskutieren.
• Priorisieren Sie ein klares Onboarding und einen frühen Erwartungsabgleich in der neuen Rolle.
• Verfolgen Sie in den ersten Monaten systematisch nach, statt anzunehmen, dass alles gut läuft.

Ein strukturierter Ansatz für die eigentliche Rekrutierung wird in strukturierte Rekrutierung beschrieben, und wie man die Grundlage laufend einheitlicher gestaltet, wird in Hiring Accuracy beschrieben.

Was man lernen kann, wenn eine Fehlbesetzung dennoch passiert

Lernen setzt voraus, dass es etwas zum Vergleich gibt. Folgte die Einstellung einem strukturierten Prozess mit dokumentierten Kriterien und Signalen, kann man zurückblicken und sehen, welche Antworten oder Bewertungen den Mismatch nicht erfasst haben - und ob es an falschen Kriterien, fehlendem Signal oder Umständen lag, die erst nach der Einstellung entstanden und daher nicht vorhersehbar waren.

Ohne Struktur gibt es selten etwas Konkretes zum Vergleich, und die Erfahrung wird zur Anekdote statt zum Lernpunkt. Genau darum geht es bei Hiring Intelligence: das zu verknüpfen, was man vor der Einstellung wusste, mit dem, was danach tatsächlich geschah, damit die Organisation Kriterien und Fragen für die nächste Einstellung anpassen kann.

Deshalb ist es auch wichtiger, tatsächliche Mitarbeiter-Outcomes systematisch zu verfolgen, als zu versuchen, sie im Voraus präzise vorherzusagen - siehe Vorhersage von Kandidatenerfolg.

Was das nicht bedeutet

• Es bedeutet nicht, dass strukturierte Rekrutierung Fehlbesetzungen eliminiert.
• Es bedeutet nicht, dass eine schlechte Einstellung zwangsläufig einen schlechten Prozess offenbart.
• Es bedeutet nicht, dass die Kosten auf eine einzige, allgemeine Zahl reduziert werden können.